TFO room booking system
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Anleitung für das TFO room booking system
I. Ein Konto erstellen
(1) Klickt auf der rechten Seite der Startseite unter dem Login-Feld auf den Link "Create an account".
(2) Ein Registrierungsformular sollte nun zu sehen sein (Name, Username, Password, Confirm Password, Email Address, Confirm Email Address). Der Name ist lediglich für inter Verwaltungszwecke, der Benutzername (Username) wird später für die Anmeldung im Buchungssystem genutzt und zeigt an wer im Kalender entsprechende Einträge erstellt hat. Dann noch ein Passwort und eine Email Adresse auswählen und in die entsprechenden Felder Passwort (Password) / Passwort bestätigen (Confirm Password) sowie Email Adresse (Email Address) / Email Adresse bestätigen (Confirm Email Address) eingeben.
(3) Nachdem ihr auf den blauen "Register" Button geklickt habt sollte eine Bestätigungsseite erscheinen und ihr solltet eine Email mit euren Kontodaten bekommen. Geht dann bitte zurück auf die Startseite und klickt auf den Link "Room booking system" (oder klickt direkt hier: TFO room booking system)
II. Kalendernutzung
(1) Ihr solltet nun die Startseite des Kalenders/Buchungssystems sehen. Die Startansicht ist immer die Tagesansicht mit allen Einträgen des aktuellen Tages, aber ihr könnt problemlos zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln. Ihr könnt auch auf ein beliebiges Labor in der oberen Reihe klicken, um eine Übersicht aller Einträge für dieses Labor zu erhalten.
(2) Um einen neuen Eintrag vorzunehmen müsst ihr euch zunächst einloggen. Benutzt dazu den "Anmelden" link in der oberen rechten Ecke. Ihr seht dann eine Login-Seite. Dort könnt ihr das soeben erstellte Konto (username, password) verwenden. Anschließend werdet ihr automatisch zum Kalender weitergeleitet und in der oberen rechten Ecke sollte nun euer Benutzername angezeigt werden, um anzuzeigen, dass ihr angemeldet seid.
(3) Um nun einen Eintrag im Kalender vorzunehmen, klickt einfacht auf ein beliebiges Zeitfenster für ein Labor das ihr buchen möchtet. Danach erscheint eine "Eintrag hinzufügen" Seite. Diese Seite sollte hoffentlich ziemlich selbsterklärend sein. Schreibt einfach (zum Beispiel) euren Namen in das Feld "Kurzbeschreibung", zusätzliche Informationen können in die Textbox "Vollständige Beschreibung" geschrieben werden, wählt Start- und End-Zeitpunkt sowie den entsprechenden Raum aus und klickt unten auf den Button "Speichern". Falls ihr einen sich wiederholenden Eintrag erstellen wollt, wählt einfach die entsprechenden Optionen (Serientyp) aus. Der Bestätigungsstatus sollte normalerweise unverändert bei "Bestätigt" bleiben.
(4) Der neue Eintrag erscheint nun in der Kalenderansicht mit der "Kurzbeschreibung" als Titel und die "Vollständige Beschreibung" wird angezeigt, wenn ihr mit der Maus über den Eintrag fahrt.
(5) Um einen Eintrag zu bearbeiten oder zu löschen, klickt einfach auf den Eintrag und dann auf die entsprechende Schaltfläche.
[Zusätzlich] Falls ihr einen Eintrag mit eurem privaten Kalender synchronisieren wollt, klickt einfach auf einen Eintrag und dann auf den Button "Eintrag exportieren". Es wird dann eine Standard-iCalendar-Datei (.ics) erstellt welche in jedes typische Kalendersystem (Google, Outlook usw.) importiert werden kann.
III. Erweiterung des Kalenders
(1) Neben den Laboren in Haus 91 wurden nun auch die Räume in Haus 14 mit ins System aufgenommen. Für eine bessere Übersichtlichkeit wurden die Bereiche mit den einzelnen Räumen jedoch getrennt. Mittig über der Ansicht aller Kalendereinträge gibt es nun eine Auswahlliste in der ihr entweder die Labore (Labs) oder Haus 14 (House 14) mit den zugehörigen Räumen auswählen könnt um dann Einträge vorzunehmen.
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Manual for the TFO room booking system
I. Create an account
(1) On the right side of the start page below the login field click on the link called "Create an account".
(2) You will see now a registration form (Name, Username, Password, Confirm Password, Email Address, Confirm Email Address). Name is just for internal administration, the Username is what you will need for login to the booking system and what is displayed in the calendar who has created an entry.
(3) After you click on the blue "Register" button a confirmation site should appear and you will receive an email with your account details. Then please go back to the start page and click on the link "Room booking system" (or click here directly: TFO room booking system)
II. Calendar usage
(1) You will see now the start page of the calendar/booking system. The starting view is always the day-view with all entries of the current day, but you can switch easily between day, week and month view. You can also click on any lab in the upper row to get an overview of all entries for that given lab.
(2) To make a new entry you first need to login in. Therefore use the "Log in" link in the upper right corner. You will see a login page. There you can use the account (username, password) you just created. You will be redirected to the calendar automatically and in the upper right corner your username should now be displayed to indicate that you are logged in.
(3) Now to make an entry in the calendar just click on any time slot for a lab you want to book. Afterwards an "Add Entry" page will appear. This page should hopefully be pretty self-explanatory. Just write (for example) your name in the "Brief description" field, any additional information can be written in the "Full description" text box, choose your start and end date as well as the lab and click on the "Save" button. In case you want to create an repeating entry just check the additional options. Confirmation status should normally remain unchanged at "Confirmed".
(4) The new entry will now appear in the calendar view with the "Brief description" as the title and the "Full description" is shown when you hover with mouse over the entry.
(5) To edit or delete an entry just click on the entry and click on the respective button.
[Additional] In case you want to synchronize your entry with your privat calendar click on an entry and than on the button "Export Entry". It will create an standard iCalendar (.ics) file which which can be imported into any typical calendar system (Google, Outlook etc)
III. Additions to the calendar
(1) In addition to the laboratories in house 91, the rooms in house 14 have also been included in the booking system. However, for a better overview the areas with the individual rooms have been separated. Centered above the overview of all calendar entries there is now a drop-down menu where you can select either the Labs or House 14 with the corresponding rooms to make entries.
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As discussed in the lab meeting, we will switch back to our normal booking system in the sharepoint for the cell culture, plotter, etc.
This room booking system is therefore shut down.
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